مرحله آخر فروش و انتقال رسمی یک ملک، حضور طرفین در دفاتر اسناد رسمی و تنظیم سند رسمی می باشد که معمولا فروشندگان به دلایل مختلفی مانند بالا رفتن قیمت ملک، عدم توانایی بر انجام تعهدات مانند فک رهن و … از انجام آن خودداری می کنند در حالی که مبلغ زیادی از ثمن معامله را نیز دریافت کرده اند.
در ابتدا وقتی دو طرف قراردادی را منعقد می کنند زمان و تعهدات مشخصی را برای انجام آن تعیین می کنند مانند تسویه خریدار در مدت زمان مشخص و یا حضور در دفترخانه و انتقال سند رسمی پس از 2 ماه از انعقاد قرارداد.
خریدار پس از انجام تعهدات خود در زمان مشخص شده، برای انتقال سند رسمی در دفترخانه حضور پیدا می کند و در صورت حضور فروشنده، مراحل انتفال سند رسمیبه صورت کامل انجام می شود، در غیر این صورت خریدار باید گواهی عدم حضور فروشنده به تاریخ همان روز را از دفترخانه اخذ نماید.
ممکن است در برخی از قراردادها تصریح شود که اگر فروشنده برای تنظیم سند رسمی حاضر نشود، باید مبلغی را بپردازد که به این مبلغ وجه التزام گویند بنابراین فروشنده مختار است که یا برای تنظیم سند حاضر شود یا مبلغ مندرج در قرارداد را بپردازد. خریدار نیز در صورت عدم حضور فروشنده می تواند یا الزام به تنظیم سند رسمی یا وجه التزام را مطالبه کند.
ممکن است در قولنامه فروشنده به هردو تعهد کند بدین صورت که در مبایعه نامه درج شود اگر فروشنده در انجام تعهد خود تاخیر کند باید علاوه بر تنظیم سند، مبلغ وجه التزام را نیز پرداخت کند.
در صورت عدم تعهد فروشنده به حضور در دفترخانه و تنظیم سند رسمی خریدار ابتدا باید مطمئن شود که سند ملک در رهن بانک و یا توسط مراجع قضایی بازداشت نباشد و مطمئنا سند رسمی به نام فروشنده باشد.
خریدار ابتدا از طریق دادگاه با اظهارنامه به فروشنده زمان و مکان حضور برای تنظیم سند رسمی را اطلاع می دهد. اگر او در زمان مشخص شده حاضر نشد سپس خریدار دعوای الزام به تنظیم سند را مطرح می کند.
در فرضی که فروشنده مالک نیست و مال غیر را فروخته است نمی توانیم تنظیم سند رسمی را از او مطالبه کنیم بلکه فقط می توانیم از او به علت فروش مال غیر شکایت کنیم.
برای ملکی که در رهن است تا زمان فک رهن نمی توان سند تنظیم کرد مگر مرتهن (شخصی که ملک در رهن اوست) به این موضوع رضایت دهد.
هیچ یک از شرکای ملک مشاع نمی توانند قبل از تفکیک ملک، برای سهم خود درخواست تنظیم سند رسمی کنند بنابراین بهتر است شرکا در صورت تمایل به تنظیم سند مفروز یا ابتدا سهمشان را تفکیک کنند سپس اقدام به تنظیم سند رسمی نمایند یا تمام شرکا خواسته ی خود (تفکیک و تنظیم سند) را ضمن یک دادخواست مطرح کنند.
اگر یکی از شرکا اقدام به فروش سهم مشاع خود نماید ، خریدار می تواند او را ملزم به تنظیم سند رسمی به نحو مشاع در محدوده سهم فروخته شده کند.
تنظیم سند رسمی برای آپارتمان هم مثل تنظیم سند برای سایر املاک است اما نکته ای که باید در این مورد خاص در نظر داشته باشیم این است که تا زمانی که شهرداری برای آن ساختمان پایان کار صادر نکرده است این دعوا در دادگاه پذیرفته نمی شود.
مرجع صالح به رسیدگی در صورتی که زمین یا خانه موضوع سند باشد دادگاه محل وقوع ملک است.
هزینه ی دادرسی در مورد الزام به تنظیم سند رسمی ملک با توجه به قیمت ملک مشخص می شود.
خریدار پس از صدور حکم از واحد اجرا احکام درخواست اجرای آن را می کند. واحد اجرا احکام اول حکم را به فروشنده ابلاغ و 10 روز برای اجرای آن به وی فرصت می دهد. اگر فروشنده باز هم از تنظیم سند و اجرا حکم امتناع کند خریدار به واحد اجرا اطلاع داده و اینبار مامور دادگاه به جای فروشنده سند را امضا می کند.
پس از صدور و اجرای حکم ، خریدار می تواند اجرت المثل ایام تصرف فروشنده در مدتی که از تحویل مبیع خودداری می کرده است را مطالبه کند.