قبل از شروع هر فعالیتی در عرصه ملک نیاز میباشد که به بعضی از اصطلاحات ملکی آشنایی داشته باشیم:
تفکیک: تفکیک(تفکیک ملکی یا …) در قوانین به معنی تقسیم مال غیر منقول به قطعات کوچکتر است که مرجع آن اداره ثبت آن محدوده می باشد. هزینه تفکیک املاک با توجه به مبلغ ملک به نسبت هر 10000 ریال، 500 ریال می باشد. در صورت تمایل مالک یا مالکین به تفکیک ملک، تقاضانامه ای به این منظور در اداره ثبت منطقه، ثبت می شود و ارزش تفکیکی آن بر طبق ارزش معاملاتی روز ملک تعیین شود.
هزینه تفکیک: این هزینه توسط صاحب حق پرداخت میگردد که بر اساس ماده 15 قانون ثبت اسناد و املاک مبنای آن ارزش معاملاتی ملک خواهد بود. ابتدا مالک یا وکیل قانونی وی تقاضای نقشه تفکیک پلاک را می کند و شهرداری با توجه به قوانین و ضوابط قانونی نقشه تصویب شده (ماده 101 قانون شهرداری ها) را به درخواست کننده تحویل می دهد و نسخه دیگری را جهت بررسی با قوانین و تهیه صورت مجلس به اداره ثبت ارسال می شود.
با دریافت نقشه 101 به اداره ثبت و درخواست صاحب ملک یا وکیل ملکی وی که از دفاتر اسناد رسمی و به نحوه مخصوص در فرمی آماده می شود. نماینده و نقشه بردار محل ملک را بررسی می کنند و پس از تطابق دادن آن با نقشه شهرداری و سند ثبتی، گواهی عدم تجاوز به مجاورین و معابر به دست نقشه بردار انجام می شود.
و نماینده ثبت صورتمجلس تفکیکی را صادر میکند که بعد از مراحل اداری و تسویه هزینه ها نسخه دیگر آن به دفتر اسناد رسمی ارسال می شود.
عرصه و اعیان: در قوانین حقوقی و ملکی، زمین را عرصه و ساختمان را اعیان می نامند. که درصوتی که یک ملک را به صورت کامل عرصه و اعیان خریداری شود منظور هم اراضی آن و هم ساختمان های موجود در آن خواهد بود.
تفکیک اعیان: مجوز تفکیک به وسیله اداره ثبت با تایید و تصدیق گواهی پایان کار ساختمان انجام می شود، صاحب ملک درخواست تفکیک را به همراه تایید پایان کار به اداره ثبت منطقه تحویل می دهد.
و در ادامه آن مسئول پرونده و نقشه بردار اداره ثبت از جزئیات قطعات من جمله قسمت های تقسیم شده و قسمت های مشترک، صورتمجلس تفکیکی که شامل پیشینه ملک و توضیح قسمت های تقسیم شده است را پس از انجام مراحلی اداری صادر میکنند.
افراز به معنی جدا کردن قسمت مشترک صاحبان سهم از سایر صاحبان به نسبت سهم آنها از مال غیر منقول مشترک بین آنها.
اگر نسبت به ملک مشاع اداره ثبت اقدام به صدور سند نماید میتوان مراحل اداره ثبت را پایان یافته دانست و اگر آن مراحل پایان یافته باشد باید درخواست افراز را به اداره ثبت داده شود در غیر اینصورت باید در دادگاه عمومی بررسی شود.
روش تفکیک و افراز اموال غیر منقول در اداره ثبت و دادگاه عمومی به تایید ماده 154 اصلاحی قانون اداره ثبت و اسناد کشور، تصویب شده در 31 تیر 1365 که اعلام میکند.
که اداره ثبت و دادگاه باید پیش از تفکیک یا افراز در حدود شهرها نقشه تفکیک آن را به دلیل بررسی و تایید به شهرداری ارسال کنند و پس از تایید یا عدم پاسخ شهرداری اقدام به تفکیک و یا افراز آن نمایند.